Samenwerken in de cloud

Het verdelen van taken gebeurt op verschillende manieren. Je hebt mensen die zweren bij papier en die echt hun kladblok niet kwijt moeten raken om niet zeer nerveus te worden. Je hebt daar tegenover collega's die geen papier meer kunnen zien en echt alles digitaal opslaan. Clean desk noemen ze dat. Van notities tot taken en van agenda tot checklisten. Maar wat werkt nu optimaal als je dit moet gaan samenvoegen en tot gezamenlijke afspraken wilt komen?

Meerdere wegen naar Rome

Ik zeg bij voorbaat niet dat er één manier is om dit op te lossen. Er zijn zoals het spreekwoord zegt 'meerdere wegen die naar Rome leiden'. Toch kunnen we in deze tijd niet om digitale communcatie en digitale samenwerking heen. Kijk alleen maar naar je eigen klant hoe deze zich mobiel oriënteert op uw product en diverse sites bekijkt om een goede vergelijking te maken. Of het opslaan van gegevens in oplossingen zoals Dropbox, Onenote en Google Drive. Het begint vaak bij particulieren, die zeker hier in Nederland, een neusje hebben om handige tools te vinden en te gaan delen.

"Hadden we de cloud maar meteen toen internet geintroduceerd werd"

Een andere belangrijke ontwikkeling waar inmiddels iedereen aan gewend is (in ieder geval voor gebruikers tot 50 jaar) is het opslaan online of in de cloud. Nederland behoort hierin tot de top van de wereld en heeft duidelijk een voorsprong op de grootste economie van Europa, Duitsland. Wij accepteren de cloud, maar letten in toenemende mate op de privacy. Waar staat mijn data? Hoe kan ik er bij? En belangrijker: wie mogen er bij? De gratis tools hebben dit proces versneld en helpen ook organisaties in het MKB om snel te vernieuwen en minder met IT bezig te zijn. Het komt dichter bij de eindgebruiker, aangezien het zowel zakelijk als privé gebruikt wordt en de gebruiker weet sneller met deze software te schakelen.

Samenwerken en taken delegeren

Een van de speerpunten bij het centraliseren van data van klanten is ook hoe je eenvoudig en gebruiksvriendelijk kunt samenwerken voor de klant. Veel organisaties weten wel dat als ze groeien de eigen lijstjes en mapjes op de server efficiëncy in de weg staan en er dus kostbare tijd voor de klant verloren gaat. Ik neem onze relaties dan altijd mee in een dagelijks proces en probeer te volgen hoe dit nu in de praktijk gaat. Wie moet er iets over een klant weten en op welk moment? Wat gebruiken de medewerkers voor oplossingen en op welke manier is dit toegankelijk voor de collega?

Van daaruit gaan we verbeterprocessen maken waarin vaak oude gewoontes moeten worden losgelaten om nieuwe mogelijkheden te kunnen zien. Veranderen is dan een speerpunt, maar altijd met het doel om de klant, je eigen toegevoegde waarde als medewerker, als organisatie in het achterhoofd te houden. Dat is de basis waarop een verandering tot stand kan worden gebracht.

Houd het centraal: maak een keuze!

Centrale oplossingen als CRM software, of groupware, of een combinatie van deze twee heeft naar onze ervaring veel in huis om direct die vernieuwing tot stand te brengen. Dit gaat met slimme software zonder al te veel extra tijd voor nieuwe werkinstructies. Eén oplossing waarin meerdere functies zijn opgenomen helpt u om de acties en interacties met uw klant vast te leggen en vervolgstappen te maken. Op deze manier staan acties niet meer los in eigen programma's of lijsten, maar deel je ze met collega's. En heel belangrijk: je koppelt je actie aan een klant, prospect of partner zodat het nut heeft om deze centraal te bewaren.

En voor de medewerker die graag alles op papier zet en daar niet meer van af wilt? Je geeft hem/haar een link naar de handige CRM app zodat hij/zij mobiel altijd alle klantgegevens en vervolgtaken op zak heeft, in een kleiner formaat en met meer geheugen dan welk notitieblok dan ook.

Succes in de cloud en met delen van je digitale taken!

Reageer op de blog en vertel hoe u taken met collega's deelt.