Inzicht in uw mailbox. Zo doe je dat!

Iedereen kent het wel. De ondergesneeuwde mail met die belangrijke informatie die u net niet kan vinden. Veelal komt waardevolle informatie in uw mailbox terecht, wellicht sleept u deze naar een archiefmap en daarmee is de kous af. Erg vervelend wanneer deze informatie niet terug te vinden is vanweg de gebrekkige zoekfunctionaliteit binnen uw mailprogramma. Werknemers zijn gemiddeld 1 a 2 uur per dag kwijt aan het versturen, ontvangen en rondspitten van e-mails. Het stroomlijnen van dit proces kan dus op jaarbasis erg veel tijd schelen. Daarom hebben wij door gebruik te maken van CRM software een aantal verbeterpunten voor uw mailbox op een rijtje gezet.

Koppel uw mail
Wanneer u e-mails in de CRM oplossing bewaart kiest u voor een vaste locatie voor al uw belangrijke e-mails. Als u en uw collega’s deze vaste werkwijze hanteren, weet iedereen de plek om te zoeken naar de mails met uw prospect of klant. En wanneer uw CRM ook in de diepte mails kan bewaren, kunt u zowel mails die over een specifieke Sales Opportunity gaan vastleggen als ook afspraken rechtstreeks met het bedrijf. In het klantdossier staan dan alle mails centraal die u en uw collega’s hebben opgeslagen uit hun eigen e-mailbox. Het gebruik van CC en BCC is dan overbodig en dat scheelt weer een heel hoop dagelijks mailverkeer.

Stel vervolgens ook een goede zoekfunctie in. Een zoekfunctie met bijvoorbeeld moderne technieken en algoritmen zorgt ervoor dat u e-mails niet alleen op onderwerp terugvindt, maar ook op inhoud. Kijk eens hoeveel tijd dit bespaart als alle medewerkers overgaan naar deze manier van zoeken in een CRM systeem.

Automatisch archiveren & triggers
Automatisch archiveren is een handige tool om de gestandaardiseerde mail op gemakkelijke wijze vast te leggen en te koppelen in uw CRM. Wanneer maandelijkse orders bijvoorbeeld periodiek binnen komen kan het handig zijn deze automatisch vast te laten leggen. Dit wordt onder andere gedaan door de herkenning van het onderwerp van de mail. Hier ligt een groot scala aan verbetermogelijkheden, omdat u gemakkelijk processen kunt automatiseren. Een voorbeeld hiervan is de workflow verbeteren doordat het CRM een trigger krijgt die vervolgens een serie aan taken gaat aanmaken die horen bij het opvolgen van een ondertekende offerte. Op deze manier volgt uw team iedere offerte gemakkelijk op.

Gebruik minder e-mail
E-mailverkeer is nog steeds een belangrijk kanaal voor communicatie met prospects, leveranciers, medewerkers en klanten. Toch kunt u zelf een belangrijke bijdrage leveren aan het beperken van de zoektijd naar de relevante mails. Hoe? Door vooral bewust om te gaan of het gebruik van mail wel nodig is voor de communicatie op dat moment. Het kan voor u aan de ene kant handig zijn om uw boodschap of vraag te stellen en er dan even vanaf te zijn, maar u moet vervolgens wachten op uw antwoord en u heeft geen directe interactie of uw boodschap op de juiste manier overkomt. Als u bewust nadenkt welke mails eigenlijk beter vervangen kunnen worden door een telefoongesprek, zult u merken dat de inbox echt minder vol komt te staan.

Maak onderscheid in uw mails
Niet alle informatie die u ontvangt of verstuurt is relevant. Het onderscheid maken tussen welke mails vastgelegd worden en welke niet draagt bij aan een beter overzicht in uw klant- of verkoopdossier in uw CRM. Maak duidelijke afspraken binnen uw team over de toestroom van deze gegevens in de mailboxen waarmee met de prospect of klant wordt gecommuniceerd. En wat u overhoudt is een verzameling waardevolle gegevens in uw klantdossier.

Emiel van den Brink

Wilt u eens kijken wat wij voor u kunnen betekenen om inzicht te creëren in uw mailbox?
Maak een afspraak met één van onze CRM consultants via het telefoonnummer +31 (0) 30 267 67 37