3 keer hoera voor de lijstjes

Op kantoor is een lijstje zo gemaakt. Even een office programma opstarten en typen maar. Ook al is het een spreadsheet programma om mee te rekenen, het blijft erg in trek. Lijstjes geven houvast en overzicht voor de persoon die hem bewerkt. Soms wordt het wel jaren gebruikt voor het ingeven van allerlei gespreksinformatie. Het document gaat mee van kantoor op de laptop of in de cloud en zo is het veilig bij één persoon in beheer.

Totdat je collega van verkoop vraagt: kunnen wij het document niet tegelijk bewerken? Kan ik niet even snel opzoeken waar je drie maanden geleden met hem contact over had? Menig document blijkt dan al niet bestand te zijn tegen deze eenvoudige vragen.

Bundelen van klantinformatie

Als wij werkprocessen met onze opdrachtgevers doornemen dan is een van de eerste vragen op welke plaatsen er klantinformatie staat. Negen van de tien keer komt daar een spreadsheet van bijvoorbeeld  Microsoft Excel naar boven. En ja, vaak blijken er dan meerdere in omloop, want de eerste variant van twee jaar terug had een iets andere opzet, maar die gebruiken we nog wel. Zoeken naar de informatie over wat afgesproken is met de klant of welke offerte nog open staat, duurt dan meteen langer. Het uitschakelen en/of samenvoegen van documenten is dan de eerste stap.

Zoek je nog steeds of vind je het al?

Het is zeker niet zo dat de deze lijsten geen waarde hebben. In tegendeel. Ze vertegenwoordigen vaak meer waarde dan we denken, aangezien je lekker veel kolommen naar rechts kunt gebruiken voor al je contactmomenten. De ruimte om te noteren is er. Het gaat daarom veel meer om wat we met de informatie doen. Kunnen we de eerdere klantbehoefte snel raadplegen? En wie heeft er dan met deze klant over gesproken? Essentieel om in het gesprek met de klant te weten.

Lijstjes maak je centraal en deel je

We delen vrijwel allemaal. Even een berichtje op Twitter over de laatste activiteiten rondsturen.  Intern delen is daarentegen best lastig als je zelf eigenaar bent van je lijst. Je neemt hem overal mee en je vult hem naar eigen inzicht in. Het is vreemd dat het delen dan ineens minder populair is. De uitdaging ligt er in om de lijsten in je organisatie openbaar te maken. Ik pleit dus zeker voor het maken van lijsten. Lijsten zijn nuttig voor het indelen van de offertes op prioriteit, de adressen op regio, de relaties op categorie, etc. Maar daar hoort zeker de toegang bij van alle medewerkers die in contact staan met je klant. Zij moeten er ook vrij in kunnen werken, kijken en zoeken.
Je haalt zo eerder de informatie naar boven die je nodig hebt als je centraal alle adressen en contacten bewaart en deelt. Het samenvoegen en uitschakelen van documenten is een volgende stap naar een centrale klantdatabase. CRM software begint bij deze centralisatie en dan wordt het maken van een nieuwe lijst een gedeelde lijst!

Meer weten over de voorbereidingen voor het omzetten van je lijstjes, bel ons voor een afspraak: 030-2676737. Of stuur een mail.